Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Plattform ist:

Towiva DE
Inh. Ali Bayram
Siemensstr. 1-5
50259 Pulheim
Deutschland


Telefon: 02238 4784177
E-Mail: info@towiva.de

2. Überblick

Wir betreiben eine Plattform für Kfz-Dienstleistungen. Über TOWIVA können Kunden Abschleppdienst, Pannenhilfe, Reifenmobildienst und Fahrzeugtransporte beauftragen. Vertragspartner des Kunden ist TOWIVA; zur Ausführung setzen wir selbstständige Partnerbetriebe als Subunternehmer ein.

Nachfolgend erklären wir, welche personenbezogenen Daten wir zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten.

3. Aufruf der Plattform

Beim Aufruf unserer Seiten werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, verwendeter Browser und Betriebssystem.

Diese Daten sind erforderlich, um die Plattform bereitzustellen und die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb.

Wir setzen keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken ein. Technisch notwendige Sitzungsdaten werden nur für die Dauer Ihres Besuchs gespeichert.

4. Notfallanfragen ohne Registrierung

Für Notfallanfragen ist keine Registrierung erforderlich. Wir verarbeiten dabei:

• Vor- und Nachname
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Ihren Standort
• Fahrzeugdaten wie Kennzeichen, Marke, Modell, Kategorie, Getriebe und Zustand
• Angabe, ob das Fahrzeug auf Ihren Namen zugelassen ist
• gegebenenfalls von Ihnen hochgeladene Fotos

Diese Daten benötigen wir, um Ihre Anfrage an einen geeigneten Partnerbetrieb zu vermitteln und den Auftrag abzuwickeln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

5. Kundenkonto

Für Fahrzeugtransporte und Terminaufträge ist ein Kundenkonto erforderlich. Zusätzlich zu den unter Ziffer 4 genannten Daten verarbeiten wir:

• Rechnungsadresse
• Passwort in verschlüsselter Form
• bei Gewerbekunden zusätzlich Firmenname, Rechtsform und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse senden wir Ihnen einen Link. Ohne Bestätigung können Sie keinen Auftrag erteilen. Dies dient dem Schutz vor missbräuchlichen Anmeldungen.

Ihre Zustimmung zu diesen Bedingungen und zur Datenschutzerklärung speichern wir mit Zeitstempel, um sie im Streitfall nachweisen zu können. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit unseren Nachweispflichten nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

6. Standortdaten

7. Fahrzeugdaten und Fotos

8. Übergabeprotokolle bei Fahrzeugtransporten

Bei Abholung und Ablieferung eines Fahrzeugs erstellt der Fahrer ein Protokoll. Erfasst werden:

• Fotos des Fahrzeugs von allen Seiten
• Kilometerstand und Tankfüllstand
• vorhandene Schäden mit Beschreibung und Detailfoto
• Zustand des Innenraums
• übergebene Fahrzeugpapiere und Anzahl der Schlüssel
• Name und Unterschrift der übergebenden beziehungsweise empfangenden Person
• Datum und Uhrzeit

Zweck ist der Nachweis über den Zustand des Fahrzeugs vor und nach dem Transport. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Dokumentation der Übergabe Teil der Transportleistung ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Absicherung gegen unberechtigte Ansprüche.

Handelt es sich bei der übergebenden oder empfangenden Person nicht um den Auftraggeber selbst, ist der Auftraggeber verpflichtet, diese Person über die Dokumentation zu informieren.

9. Weitergabe an Partnerbetriebe

Damit Ihr Auftrag ausgeführt werden kann, geben wir Ihre Daten an den Partnerbetrieb weiter, der den Auftrag angenommen hat.

Vor der Annahme sieht ein Partnerbetrieb ausschließlich:

• Art der Leistung
• ungefähre Entfernung
• Fahrzeugkategorie
• die auf ihn entfallende Vergütung
• bei Terminaufträgen das Wunschdatum

Erst nach verbindlicher Annahme übermitteln wir Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, genaue Adresse und die vollständigen Fahrzeugdaten einschließlich hochgeladener Fotos.

Der Partnerbetrieb ist vertraglich verpflichtet, diese Daten ausschließlich zur Auftragsausführung zu verwenden.

10. Daten von Partnerbetrieben

Von Partnerbetrieben verarbeiten wir:

• Firmenname, Rechtsform, Anschrift und Bundesland
• Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Name, Position, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
• Passwort in verschlüsselter Form
• Bankverbindung
• Gewerbeschein, Versicherungsnachweis und Verkehrshaftungsversicherung als Dateien
• angebotene Leistungen, Fahrzeugkategorien und Einsatzgebiet
• Auftragshistorie, abgegebene Angebote und zurückgegebene Aufträge

Zweck sind die Prüfung der Eignung, die Erteilung von Aufträgen und die Abrechnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die steuerlichen Angaben zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

11. E-Mail-Versand

Wir versenden E-Mails zur Bestätigung von Registrierungen und Aufträgen, zur Information über den Auftragsstatus und zur Abrechnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für den Versand nutzen wir den Dienst Resend (Resend Inc., USA).

12. Eingesetzte Dienstleister

Wir setzen folgende Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen:

Soweit Daten in die USA übermittelt werden, stützen wir dies auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, auf das EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben.

• Auftragsdaten und Rechnungen: zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag abgeschlossen wurde, gemäß § 147 AO und § 257 HGB
• Übergabeprotokolle und Dokumentationsfotos: drei Jahre nach Abschluss des Auftrags entsprechend der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB
• Standortdaten des Fahrers: werden nach Abschluss des jeweiligen Auftrags gelöscht
• Kundenkonten: bis zur Löschung durch Sie; danach gelten die genannten Aufbewahrungsfristen für bereits abgewickelte Aufträge
• Zugriffsdaten der Plattform: sieben Tage
• Benachrichtigungswünsche bei fehlender Verfügbarkeit: bis zur Benachrichtigung, längstens 24 Monate

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

• auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an info@towiva.de.

15. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

16. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils auf der Plattform veröffentlichte Fassung.

17. Nachweise von Geschäftskunden

Wer ein Kundenkonto als Unternehmen führt, legt uns bei der Registrierung einen Nachweis seiner Gewerbeeigenschaft vor. In Betracht kommen ein Handelsregisterauszug oder eine Gewerbeanmeldung.

Wir verarbeiten hierzu:

• das hochgeladene Dokument als Datei
• den ursprünglichen Dateinamen
• den Zeitpunkt der Einreichung sowie unserer Prüfung
• im Fall einer Ablehnung deren Grund
• Name und Anschrift der vertretungsberechtigten Person, soweit sie sich aus dem Dokument ergeben
• den vom Kunden angegebenen Namen der vertretungsberechtigten Person sowie den Namen des Ansprechpartners

Zweck ist die Prüfung, ob das Konto einem bestehenden Unternehmen zuzuordnen ist und ob die handelnde Person für dieses Unternehmen auftreten darf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die steuerlich erheblichen Angaben zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Reicht ein Geschäftskunde später einen Änderungsantrag zu seinen Firmendaten ein, verarbeiten wir zusätzlich das dabei vorgelegte Dokument, die beantragten Werte im Vergleich zum bisherigen Stand, eine etwaige Begründung sowie das Ergebnis unserer Entscheidung.

Nachweisdokumente bewahren wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließend für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf.

18. Gespeicherte Fahrzeuge und Adressen

Im Kundenkonto können Fahrzeuge und Adressen hinterlegt werden, um sie bei einem späteren Auftrag auswählen zu können, statt sie erneut einzugeben.

Bei Fahrzeugen verarbeiten wir Kennzeichen, Marke, Modell, Fahrzeugart und Getriebeart. Bei Adressen verarbeiten wir eine selbst vergebene Bezeichnung, die Anschrift sowie Name und Telefonnummer einer Person, die vor Ort erreichbar ist.

Diese Angaben werden ausschließlich auf Veranlassung des Kontoinhabers gespeichert und lassen sich jederzeit im Konto einzeln löschen. Ein Fahrzeug kann auch nur für einen einzelnen Auftrag angegeben werden, ohne dauerhaft gespeichert zu werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wird eine hinterlegte Adresse für einen Auftrag verwendet, gilt für die Weitergabe an den ausführenden Betrieb Ziffer 9 entsprechend.

Benennt der Kontoinhaber eine andere Person als Ansprechpartner vor Ort, informiert er diese darüber, dass wir ihren Namen und ihre Telefonnummer zur Durchführung des Auftrags verarbeiten und an den ausführenden Betrieb weitergeben.

19. Weitere Zugänge innerhalb eines Kontos

Geschäftskunden können für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitere Zugänge zu ihrem Konto anlegen. Dasselbe gilt für Partnerbetriebe und deren Fahrerinnen und Fahrer.

Wir verarbeiten hierzu:

• Name der Person
• E-Mail-Adresse als Anmeldung
• Telefonnummer, soweit angegeben
• Passwort in verschlüsselter Form
• Zeitpunkt der Anlage und einer etwaigen Sperrung

Zuordnung einzelner Vorgänge. Bei jedem Auftrag halten wir fest, welcher Zugang ihn erteilt hat. Bei Partnerbetrieben halten wir zusätzlich fest, welcher Zugang einen Auftrag ausgeführt und welches Übergabeprotokoll unterschrieben hat.

Zweck ist die Nachvollziehbarkeit einzelner Vorgänge innerhalb eines Kontos. Sie ist erforderlich, um Rückfragen zuordnen zu können und um im Streitfall belegen zu können, wer gehandelt hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beweissicherung.

Die Angaben stammen nicht von der betroffenen Person selbst, sondern von dem Kunden oder Partnerbetrieb, der den Zugang anlegt. Dieser ist dafür verantwortlich, die betroffene Person über die Verarbeitung zu unterrichten.

Ein gesperrter Zugang kann sich nicht mehr anmelden. Er wird nicht gelöscht, solange ihm Aufträge zugeordnet sind – andernfalls wäre nicht mehr feststellbar, wer sie erteilt oder ausgeführt hat.

20. Übungsdaten aus dem Schulungsmodus

Partnerbetriebe können den Ablauf der Plattform an Übungsaufträgen erproben. Übungsaufträge enthalten ausschließlich erfundene Namen, Anschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen; die Rufnummern stammen aus dem für Beispiele reservierten Bereich.

Es findet kein Versand an tatsächliche Empfänger statt. Nachrichten, die im Echtbetrieb hinausgingen, werden stattdessen ausschließlich zur Ansicht gespeichert.

Übungsdaten fließen nicht in Auswertungen, Rechnungen, Gutschriften, Auszahlungen oder den steuerlichen Export ein. Sie lassen sich jederzeit vollständig löschen, einschließlich der dabei hochgeladenen Fotos.

Soweit ein übender Zugang eigene Fotos hochlädt oder ein Übergabeprotokoll unterschreibt, gilt hierfür Ziffer 19 entsprechend.

21. Kontaktanfragen

Über das Kontaktformular können Sie uns außerhalb eines Auftrags erreichen. Wir verarbeiten dabei Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, eine freiwillig angegebene Telefonnummer, den Betreff, Ihre Nachricht sowie eine freiwillig angegebene Auftragsnummer.

Zweck ist die Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihr Anliegen einen Vertrag betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen.

Sind Sie angemeldet, ordnen wir die Anfrage Ihrem Konto zu, damit wir sie ohne Rückfrage einordnen können.

Wir bewahren Kontaktanfragen auf, solange sie zur Bearbeitung erforderlich sind, und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

22. Auskunft und Kontoschließung über das Konto

Sie können eine Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten sowie die Schließung Ihres Kontos unmittelbar in Ihrem Konto anfordern. Ihre Anfrage wird bei uns als Vorgang erfasst; wir verarbeiten hierzu die Art des Anliegens, den Zeitpunkt sowie den Bearbeitungsstand.

Ihre Rechte nach Ziffer 14 bleiben davon unberührt; Sie können sich jederzeit auch formlos an die dort genannte Anschrift wenden.

Bei einer Kontoschließung löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Rechnungs- und Buchungsdaten bleiben für die Dauer der steuerlichen Aufbewahrungsfristen erhalten; hierzu sind wir nach § 147 AO und § 257 HGB verpflichtet.

23. Benachrichtigung bei Verfügbarkeit

Ist eine Leistung an Ihrem Ort noch nicht verfügbar, können Sie uns Ihre E-Mail-Adresse hinterlassen, damit wir Sie benachrichtigen, sobald wir dort anfangen. Die Angabe ist freiwillig; ohne sie können Sie die Seite ohne Nachteil verlassen.

• Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Postleitzahl, Ort, gewünschte Leistung und ob es um einen Notfall oder einen Termin ging
• Zweck: Sie zu benachrichtigen, sobald die Leistung an Ihrem Ort verfügbar ist. Außerdem werten wir die Anzahl der Anfragen je Postleitzahlbereich aus, um zu entscheiden, wo wir Partnerbetriebe suchen.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Absenden erteilen
• Speicherdauer: bis zur Benachrichtigung, längstens 24 Monate. Danach wird der Eintrag gelöscht. Sie können ihn jederzeit vorher löschen lassen.
• Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit formlos widerrufen, etwa per E-Mail an info@towiva.de. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht.

Zusätzlich speichern wir eine verkürzte Prüfsumme Ihrer IP-Adresse. Sie dient ausschließlich dazu, das massenhafte Eintragen erfundener Adressen zu verhindern. Aus der Prüfsumme lässt sich die IP-Adresse nicht zurückgewinnen; sie wird nicht ausgewertet und nicht mit anderen Daten verknüpft.

Eine Werbung findet über diesen Weg nicht statt. Sie erhalten genau eine Nachricht, wenn die Leistung verfügbar ist – und sonst keine.

24. Arbeitszeit und Leistungsnachweis

Bei Aufträgen, die nach Zeitaufwand abgerechnet werden, halten wir fest, wann der Partnerbetrieb bei Ihrem Fahrzeug eingetroffen ist und wann er die Arbeiten abgeschlossen hat. Daraus ergibt sich die berechnete Arbeitszeit.

Bei der Pannenhilfe hält der Partnerbetrieb zusätzlich fest, welche Leistung er vor Ort erbracht hat – etwa dass eine Batterie überbrückt oder ein Reifen gewechselt wurde. Diese Angabe erscheint auf Ihrer Rechnung.

• Verarbeitete Daten: Zeitpunkte der Statusschritte, Art der erbrachten Leistung, eine etwaige Bemerkung des Partnerbetriebs sowie der Name der Person, die die Angabe erfasst hat
• Zweck: Nachweis der erbrachten Leistung gegenüber Ihnen und gegenüber dem Partnerbetrieb, Grundlage für die Abrechnung
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Speicherdauer: wie die übrigen Auftragsdaten – siehe Abschnitt 13

Wird die Arbeitszeit über einen bestimmten Betrag hinaus fortgesetzt, fragen wir Sie vorher. Ihre Antwort und der Zeitpunkt werden festgehalten; sie sind der Nachweis, dass die Kosten bekannt waren.